Immer mehr Frauen gründen erfolgreich ihr eigenes Unternehmen. Was dabei alle von ihnen gemeinsam haben: Sie bewegen sich in einer stark digitalisierten Geschäftsumgebung. Eine Technologie, die Arbeitsabläufe deutlich vereinfachen kann, ist die elektronische Unterschrift. Mit dieser können sämtliche Dokumente schnell, einfach und überall unterzeichnet werden. Hier erfährst du, wie du die digitale Unterschrift in deinem Business bestmöglich nutzen kannst.
First things first: Was ist eine elektronische Unterschrift?
Du hast dich mit dem richtigen Mindset selbstständig gemacht? Herzliche Gratulation! Da ist es nun natürlich auch wichtig, dass du in einer digitalen Welt immer auf dem Laufenden bleibst. Deshalb gleich zu Beginn dieses Beitrags: Was ist eigentlich eine elektronische Unterschrift?
Ganz einfach: Eine elektronische Unterschrift – auch E-Signatur genannt – ist eine bequeme Methode, um Verträge und andere Dokumente digital und rechtskräftig zu unterzeichnen. Sie funktioniert ähnlich wie eine handschriftliche Unterschrift, aber anstatt auf einem Papier zu unterschreiben, unterzeichnest du auf einem elektronischen Gerät, wie einem Computer, Tablet oder Smartphone.
Vorteile einer elektronischen Unterschrift
Bevor wir dir verraten, wie du die digitale Unterschrift am besten in deinem Business nutzen kannst, haben wir hier die wichtigsten Vorteile für dich aufgelistet:
✔ Du sparst dir viel Zeit: Mit E-Signaturen können Dokumente innerhalb weniger Minuten unterzeichnet werden, ohne dass manuelle Schritte wie Ausdrucken, Unterschreiben, Scannen oder Faxen notwendig sind.
✔ Du sparst Geld: Durch den Einsatz von E-Signaturen sparst du dir die Kosten für Drucker, Papier, Toner, Portokosten für den Dokumentenversand, teuren Arbeitsaufwand und vieles mehr.
✔ Dein Business ist effizienter: Mit E-Signaturen kannst du viele Prozesse in deinem Business beschleunigen. So können Aufgaben schneller erfüllt und die Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden.
✔ Du bist auf der sicheren Seite: Elektronische Unterschriften sind so sicher wie handschriftliche. Eine spezielle E-Signatur-Plattform bietet sichere Authentifizierungsmechanismen, die sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Dokumente unterzeichnen können. Du profitierst von erhöhter Sicherheit und einem geringeren Risiko von Datenmissbrauch.
E-Signatur im Business nutzen – mit diesen 5 Tipps klappt’s!
Du siehst: Die E-Signatur bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen – von einer beschleunigten Vertragsgestaltung über den Umweltschutz bis hin zu diversen Kosteneinsparungen. Du möchtest die E-Signatur in deinem Business sinnvoll nutzen? Nachfolgend kommen 5 Tipps, wie du das als Unternehmensgründerin am besten anstellst.
#1 Nutze eine zuverlässige Lösung
Inzwischen gibt es unzählige Anbieter für E-Signaturen. Achte darauf, dass du eine Lösung wählst, die dir eine sichere, zuverlässige und rechtsgültige elektronische Unterschrift garantiert.
Wichtig bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters ist natürlich auch die Benutzerfreundlichkeit, damit du die digitale Unterschrift problemlos in deine bereits bestehenden Geschäftsprozesse integrieren kannst. So stellst du sicher, dass du selbst, aber auch dein Team schnell mit dem System vertraut werden.
#2 Kläre die rechtlichen Anforderungen
Weißt du über die rechtlichen Anforderungen Bescheid, die in deinem Land bzw. deiner Region hinsichtlich elektronischer Unterschrift gelten? Informiere dich ausführlich über die aktuellen Vorschriften, um sicherzustellen, dass dein Business rechtskonform bleibt.
Die eIDAS-Verordnung legt dabei die Mindestanforderungen und Verfahren zur europaweiten Anerkennung von E-Signaturen fest.
Beachte auch, dass du mit den gesetzlichen Anforderungen deiner Branche vertraut bist. Denn einige Bereiche, wie das Gesundheitswesen oder die Finanzdienstleistungsbranche, unterliegen speziellen Regulierungen und Vorschriften für E-Signaturen.
#3 Setze auch auf mobile Lösungen
Mobile E-Signatur-Lösungensolltest du ebenfalls in Erwägung ziehen. Indem du diese in deinen täglichen Workflow integrierst, kannst du auch unterwegs Dokumente wie einen Vertrag digital unterschreiben – und das ohne auf einen Desktop angewiesen zu sein. Überall und jederzeit Dokumente unterzeichnen zu können bringt Vorteile für dein Team und deine Kunden gleichermaßen:
✔ Dein ganzes Team kann von einer mobilen E-Signatur-Lösung profitieren. Denn wenn Dokumente an jedem Ort und zu jedem beliebigen Zeitpunkt unterschrieben werden können, laufen Workflows nahtloser ab.
✔ Du kannst die Erwartungen deiner Kunden besser erfüllen. Schließlich verlassen sich heute die meisten von uns auf ihre Smartphones, die auf unterschiedliche Art und Weise den Alltag erleichtern. Mit einer einfachen mobilen E-Signatur-Lösung bietest du deinen Kunden eine bequeme und intuitive Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen.
#4 Verwende E-Signatur-Management-Tools
Hast du bereits von E-Signatur-Management-Tools gehört? Falls nicht, wird es höchste Zeit! Denn sie sind ganz schön praktisch. Es handelt sich hier um Software-Programme, die die elektronischen Unterschriftsprozesse in deinem Business automatisieren und verbessern.
Diese Tools können dabei helfen, den Abwicklungsprozess von Verträgen und anderen Dokumenten zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden.
Mit E-Signatur-Management-Tools können du und dein Team sämtliche Unterschriften besser verwalten. Denn solche Tools liefern etwa Nachweise darüber, wer welches Dokument unterschrieben hat.
Außerdem helfen sie dabei, Verzögerungen oder Verluste beim Unterzeichnen von Dokumenten zu vermeiden, indem sie die Dokumentenabwicklung beschleunigen und deutlich vereinfachen.
#5 Schule deine Mitarbeiter
Wenn du als Unternehmensgründerin die elektronische Unterschrift in deinem Business einsetzen möchtest, bist du dafür verantwortlich, dass alle deine Mitarbeiter diese korrekt nutzen – eine gute Ausbildung liegt schließlich in der Verantwortung einer guten Gründerin.
Organisiere deshalb eine Schulung für dein gesamtes Team, um über die Vorteile von E-Signaturen, ihre Effektivität, ihre Sicherheitsmerkmale, aktuelle rechtliche Vorschriften und ihre praktische Anwendung aufzuklären. So stellst du sicher, dass alle deine Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand der Dinge sind.
Die digitale Unterschrift bringt viele Vorteile
Von vereinfachten Arbeitsprozessen bis hin zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis: Die elektronische Unterschrift bringt viele Vorteile in der Geschäftswelt. Falls du es noch nicht getan hast: Setze die E-Signatur als Unternehmensgründerin mit unseren Tipps in die Praxis um!
Autorin: Jasmine Oeschger
Seit August 2021 beim europäischen E-Signatur-Service Skribble, verantwortet Jasmine Oeschger die Bereiche Kommunikation & Content. Das Bewusstsein für die Vorteile von E-Signing zu schärfen, ist ihr ein persönliches Anliegen. Die Frage ist nämlich nicht, ob man als Unternehmerin auf die E-Signatur wechseln soll, sondern lediglich “wann”.
