Wer eine Veranstaltung organisiert, kann schnell den Überblick verlieren. Erst recht, je näher die Veranstaltung rückt. Damit dir das nicht passiert, kommt hier die ultimative Checkliste für deine Eventplanung und -organisation. Frage dich noch einmal, ob du wirklich die zentralen Fragen rund um dein Event beantwortet hast!
Warum und für wen organisierst du deine Veranstaltung?
- Welche Botschaft soll beim Teilnehmer oder bei anderen Zielgruppen ankommen?
- Und ganz wichtig: Was soll hinterher anders sein?
- Welches Veranstaltungsformat willst du daher wählen? Soll es eher interaktiv oder eher frontal gestaltet sein?
Wähle erst dann den besten Zeitpunkt und die passende Dauer, entscheide dich für einen Veranstaltungsort und -stätte und stelle ein spannendes Programm auf die Beine. Natürlich achtest du dabei auf die Einhaltung der Corporate Identity sowie auf dein Budget.
Dein Event rückt immer näher. Teilnehmer, Redner, Sponsoring und Partner hast du schon im Boot – sogar die Schirmherrschaft hast du geklärt? Super!
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Jetzt fragst du dich vielleicht “Hab ich noch etwas vergessen?” Hier ist deine ultimative Checkliste: Woran du im Endspurt unbedingt denken solltest.
#1 Location und Technik
Hast du wirklich alle Räume und Flächen in deiner Wunschlocation fest gebucht? Auch die zusätzlichen für ein Back-Office, fürs Lager oder für ein Sponsoren-Meeting?
Kennst du alle Technikwünsche deiner Referenten und sind diese für jeden Raum bestellt? Hast du auch an ausreichend Licht, Ton, Strom und W-LAN gedacht? Ist deine Event-App aufgesetzt und hast du diese intensiv getestet?
#2 Referenten
Sind die Präsentationen aller Speaker da? Oder bist du dir zumindest sicher, dass sie diese mitbringen? Hast du die Mobilnummern aller wichtigen Referenten parat? Was machst du, wenn einer ausfallen sollte? Willst du Willkommensbriefe im Hotel oder Gastgeschenke verteilen? Gibt es einen Vorbereitungsraum für Referenten? Und wer aus deinem Team kümmert sich nur um die Referenten?
#3 Teilnehmer
Sind alle Namensschilder produziert? Auch für alle VIPs, Referenten, Aussteller, Sponsoren, Pressevertreter, Hostessen und andere Helfer? Soll es Teilnahmebestätigungen oder Give aways geben?
#4 Übernachtungen und An-/Abreisen
Hast du die Übernachtungen und möglicherweise auch die An- und Abreisen aller Referenten, VIPs und deines Teams geplant? Oder erledigt das jeder in Eigenregie?
#5 Parkplätze
Hast du diese zumindest für VIPs und Referenten reserviert? Oder hast du Alternativen parat und auch darüber informiert?
#6 Beschilderung und Dekoration
Sind wirklich alle Räume in deiner Location und diese selbst ebenfalls gut zu finden? Bist du die Wege einmal selbst abgelaufen? Wo könntest und solltest du ein wenig Dekoration einsetzen? Zumindesten auf deiner zentralen Bühne ist ein Blumengesteck eine gute Idee.
#7 Genehmigungen
Hast du alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt? Hast du dabei auch an die GEMA oder die KünstlerSozialkasse gedacht?
#8 Notfallplan und Sicherheit
Kümmere dich um den Ernstfall schon im Vorfeld. Hast du alle Auflagen beachtet und alle Fluchtwege freigehalten? Weiß dein Team, was im Notfall zu tun ist? Habt ihr den Notfall einmal geprobt? Bist du die Fluchtwege – auch die im Hotel – einmal entlang gelaufen?
#9 Catering
Hast du die finale Teilnehmerzahl (zähle hier wirklich alle mit!) inklusive deren Verpflegungswünsche deinem Caterer final durchgegeben?
#10 Müllentsorgung und Reinigung
Hast du geklärt, wie der Abfall entsorgt werden soll und bei mehrtägigen Events auch eine tägliche Zwischenreinigung bestellt?
#11 Vor-Ort-Anmeldungen
Rechnest du mit Teilnehmern, die sich vor Ort noch anmelden wollen? Wenn ja, hast du dafür eine mobile Bezahllösung parat?
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Ergänze diese Liste fortlaufend um die Dinge, die für deine Veranstaltung wichtig sind. So bist du jederzeit bestens vorbereitet und kannst den Erfolg deiner Veranstaltung genießen.
Über die Autorin
Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse.
Artikelfoto: Photo by Aranxa Esteve
Diese Liste lesen hoffentlich alle, die ein Event planen möchten! Ich habe mehrmals erlebt, dass Veranstaltungen kurzfristig abgesagt werden musste, weil Genehmigungen fehlten oder die Sicherheit nicht gegeben war.
Liebe Anja,
da weist du auf etwas ganz wichtiges hin: Genehmigungen und Sicherheit.
Sicherlich will man sich als Veranstalter lieber um die spannenderen Themen kümmern, aber das ist genau einer der Kernthemen, die dafür sorgen, dass ein Event steht oder fällt. Also lieber im Vorfeld genau informieren!
Wobei ich gerade bei kleineren Business-Veranstaltungen aus eigener Erfahrung sagen kann, dass man sich auch nicht zu sehr verrückt deshalb machen sollte. Gut informieren ja (und ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen), aber ein kleines Restrisiko bleibt immer und ich richte dann meinen Fokus gerne darauf, dass alles gut geht!
Die Liste hilft auf jeden Fall, die wichtigsten Punkte im Überblick zu haben!
Auf erfolgreiche Events! 🙂
Lieben Gruß,
Maxi
Ich danke Ihnen für den interessanten Artikel. Das ist eine wirklich tolle Checkliste, die auch wirklich sinnvoll ist. Werde ich gerne weiterempfehlen.
Mit besten Grüßen
Sebastian