Im Berufsleben etablieren sich regelmäßige Dienstreisen immer mehr zum Standard, da sie einige Vorteile für das Unternehmen bringen. Denn so kann ein Betrieb zum einen sein Netzwerk vergrößern, aber auch die Wahrscheinlichkeit eines neuen Vertragsabschlusses steigt aufgrund der persönlichen Teilnahme, da dadurch eine höhere Vertrauensbasis geboten wird. Jedoch benötigt es vor Antritt einer Geschäftsreise eine gute Vorbereitung, sowohl bezogen auf den Auswärtstermin an sich als auch auf die gesamte Organisation vorab und danach. Damit eine Dienstreise daher zu den gewünschten Ergebnissen führt, sind hier die wichtigsten Dinge und Tipps aufgelistet, die es bei der Planung, Abrechnung und dem restlichen Reisemanagement zu beachten gibt.
Eine ausreichende Vorbereitung
Bereits vor Beginn der Geschäftsreise gibt es im Vorfeld einige organisatorische Details zu klären. Besonders wichtig dabei ist es festzulegen, was überhaupt der Zweck und das Verhandlungsziel dieses Auswärtstermins sind.
Noch dazu ist es ratsam, sich genügend Zeit im Voraus um die Unterkunft und den Transport zu kümmern, da so keine Last-Minute-Kosten anfallen und basierend darauf das restliche Reisebudget leichter einkalkuliert werden kann.
Damit es nach der Rückkehr zu keinen Unstimmigkeiten bezüglich der Reisekostenabrechnung kommt, sollten der Budgetrahmen und die entsprechende Erstattung unbedingt vor der Dienstreise abgesprochen werden.
Des Weiteren gehört zu einer gelungenen Reiseplanung das Zusammenstellen aller notwendigen Dokumente und Unterlagen, wie zum Beispiel:
- Persönliche Unterlagen: Reisepass, Visum, Bahnkarte, Impfpass, Krankenversicherungskarte, Reiseunterlagen von etwaigen Buchungen
- Geschäftsunterlagen: Visitenkarten, Prospekte, Arbeitsdokumente, Informationsmaterial
Bestenfalls hat man solche Unterlagen sowohl in ausgedruckter als auch in digitaler Form griffbereit, um für jede Situation gewappnet zu sein.
Ein weiterer Punkt, auf den nicht vergessen werden darf, ist, die Abwesenheit während einer Dienstreise zu planen. Der dienstreisende Angestellte muss sich auf alle Fälle rechtzeitig um eine Vertretung kümmern und eine ordentliche Übergabe gewährleisten.
Dazu gehören eine Auflistung der anfallenden Aufgaben und die Auskunft der jeweiligen Ansprechpartner. Bestenfalls informiert man ebenfalls die betroffenen Arbeitskollegen und gegebenenfalls Kunden über die Abwesenheit.
Den Überblick über die Reisekosten behalten
Dass alle anfallenden Kosten auf einer Dienstreise vom Unternehmen übernommen werden, ist natürlich nicht der Fall, weshalb man vor Reiseantritt regeln sollte, welche Kosten vom Betrieb übernommen werden, bei welchen ein Mitarbeiter in Vorkasse treten muss und wann er aus privater Tasche für Ausgaben aufkommen muss. Grundsätzlich lassen sich anfallende Aufwendungen in die folgenden vier Kategorien teilen:
- Transportkosten
- Unterkunftskosten
- Verpflegungskosten
- Reisenebenkosten
Hinweis: Vorteilhaft für Angestellte zu wissen ist auch, dass für jedes Land vom Finanzministerium eine Pauschale zwecks der Verpflegung festgelegt ist. Diese kann sich ein Arbeitnehmer nach der Geschäftsreise vom Finanzamt zurückholen, vorausgesetzt das Unternehmen kommt nicht bereits für die Ausgaben auf.
Als Hilfestellung, um alle getätigten Zahlungen im Auge zu behalten und dem Zweck richtig zuordnen zu können, sind Firmenkreditkarten äußerst nützlich. Dabei werden alle Reisekosten automatisch erfasst und direkt an die Buchhaltung weitergeleitet, wodurch zudem eine hohe Transparenz geboten wird.
Dadurch erübrigt sich zum einen das Sammeln und Aufbewahren der Quittungen und zum anderen reduziert sich der Aufwand der Reisekostenabrechnung. Außerdem kann die Geschäftsleitung für jede einzelne Firmenkarte ein individualisiertes Budgetlimit setzen, weshalb es zu keinen Überschreitungen auf der Dienstreise mehr kommt.
Obendrein müssen Angestellte somit nicht mehr in Vorkasse gehen und können sich die aufwändige Spesenabrechnung sparen.
Tipps für ein erfolgreiches Reisemanagement
Zuallererst muss festgelegt werden, um welche Art von Dienstreise es überhaupt geht. Dabei kann es sich um eine gewöhnliche Geschäftsreise, Konferenzreise oder eine Teamreise handeln.
Jede Option bringt abweichende Anforderungen an die Reiseplanung mit sich, da neben der Zielsetzung ebenso die Dauer der Reise, die Anzahl der Teilnehmer und somit auch die Unterkunft samt Transport variieren.
Ein weiterer Planungsfaktor ist die Entscheidung des Zielortes, der allen Anforderungen entsprechen muss. Ausschlaggebend für die Wahl sind unter anderem diese Kriterien:
- Infrastruktur
- Angebot an Unterkünften
- Anreisedauer
Bei der Wahl des Transportmittels müssen zudem die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen des Betriebs beachtet werden, weshalb dementsprechend eine Dienstreise im In- oder Ausland gewählt werden sollte.
Sobald diese grundlegenden Entschlüsse getroffen wurden, ist es für die Dienstreisenden empfehlenswert, sich mit der Buchhaltung zwecks den anfallenden Reisekosten abzusprechen. Dabei werden Budgetlimits gesetzt und das Aufkommen unterschiedlicher Ausgaben geklärt. Somit sollte es im Nachhinein zu keinen Problemen kommen.
Fazit
Da jede Dienstreise ihre eigenen Anforderungen hat und sich stets von anderen unterscheidet, bedarf auch jede einzelne einer guten Planung vorab. Dabei gibt es zuerst festzulegen, um welche Art von Geschäftsreise es sich handelt und was das zu erreichende Ziel ist. Nachdem dies geklärt wurde, sind die nächsten Schritte das Organisieren einer Unterkunft und die Anreise samt Transport.
Besonders wichtig während der Dienstreise ist es, die anfallenden Ausgaben stets im Überblick zu behalten. Dafür bietet sich die Verwendung von Firmenkreditkarten an, die diese Aufgabe zum Kinderspiel macht und gleichzeitig die Reisekostenabrechnung um ein Vielfaches einfacher gestaltet.
Des Weiteren ist es ratsam, vor Antritt einer solchen Reise vorab zu klären, wer für welche Kosten aufzukommen hat und in welchem Budgetrahmen man sich bewegt. Außerdem ist eine gute Checkliste, bezogen auf benötigte Dokumente, Unterlagen und Co., stets von großem Vorteil.
Des Weiteren ist es ratsam, vor Antritt einer solchen Reise vorab zu klären, wer für welche Kosten aufzukommen hat und in welchem Budgetrahmen man sich bewegt. Außerdem ist eine gute Checkliste, bezogen auf benötigte Dokumente, Unterlagen und Co., stets von großem Vorteil.
